MAパートナーズ会計事務所 > 記事一覧 > 社会福祉法人のためのクラウド会計とデジタル化
社会福祉法人の会計業務は民間企業と異なる点が多いため、現在の主流であるデジタル化にすることで作業効率を改善できます。
この記事では、社会福祉法人が利用するクラウド会計とデジタル化することの有効性について解説します。
社会福祉法人においてクラウド会計およびデジタル化することは、主に会計業務や事務作業における作業効率の改善に効果的です。
また、会計業務では多くの帳簿や書類を取り扱っており、デジタル化することで帳簿などがペーパーレスになるので保管場所や棚などを確保する必要がありません。
クラウド会計とは、会計ソフトをクラウド上で利用できるサービスであり、インターネット環境が整っていれば場所を選ばず作業できます。
クラウドとは、サーバーやソフトウェアを独自に保有していなくても、インターネットを通じて必要なときに必要なサービスを利用できる考え方のことです。
デジタル化とは、会計業務に関する処理を手作業で行うことをアナログと言い、アナログで行っていた業務をデジタルに変換することです。
デジタル化することで、膨大な帳簿や資料、書類などをパソコンやUSBメモリ、クラウド上に保管できるため、資料保管室のような保管専用の部屋が不要です。
社会福祉法人では民間企業とは異なり、社会福祉法人会計基準に準拠した帳簿作成や会計処理が必要です。
また、社会福祉事業を目的としており、「非営利」で活動しているため、営利を目的としている民間企業の会計のような「利益」ではなく、「事業の成果や資金収支」の計算が求められます。
例えば、以下のような対応が必要です。
社会福祉法人では介護・障がい・措置事業・社会福祉協議会など事業内容によって収入などの勘定科目も異なるので独自の専門知識が求められます。
そのため、専門知識を有する公認会計士のサポートは必要不可欠と言えます。
社会福祉法人がクラウド会計を利用するメリットは主に3つです。
クラウド会計を利用すれば、勘定科目の仕訳が自動生成されるので入力作業を効率化できます。
また、金融機関とのデータ通信も行える会計ソフトであれば、取引データを自動受信できたり、インターネットバンキングによる支払いも自動で行えます。
内部統制の強化とは、顧客とクラウド上でデータ共有することでリアルタイムに内容をチェックできる上に情報共有できるので、疑問点や不明点などの対応も迅速に行えます。
また、今まで承認をもらうためには、人伝いに書類を回してムダに時間を費やしていましたが、電子承認を活用すれば承認もスムーズに行えるので作業効率も向上して時短できます。
クラウド会計を利用する前の会計業務の確認作業は、その都度必要な帳簿を棚から取り出し、机上で予算や収支を確認します。
一方、クラウド会計を利用すればパソコンやスマホなどで手軽に確認できるため、いつでも場所を選ばず予算や収支の異変に気付けます。
早く気付ければ対策も講じやすく、経営悪化を未然に防げるので経営状態を把握する目的としても役立ちます。
デジタル化すると以下のような作業を効率化できます。
アナログでは、帳簿や資料の作成を行うときは、棚から必要な書類や資料を取り出して机上に広げて作業します。
デジタル化すると、必要な資料や帳簿類はクラウド上やパソコン、USBメモリなどに保存できるのでパソコンがあれば場所を選ばず作業できます。
また、机上に大量の資料を広げずともスッキリした状態で作業できる上に、必要な資料はすぐに保存媒体などから取り出すことができるので作業効率が格段に向上します。
デジタル化は多くの法人や企業でも導入が進んでおり、顧客や顧問会計士、社内のやり取りも含めて迅速に行えるメリットがあります。
例えば、顧問会計士に書類を確認してもらう場合、先方の事務所に伺うか郵送で送っていました。
デジタル化すると、電子メールやクラウド上で双方が確認できるため、移動時間や郵送にかかっていたタイムロスを大幅に短縮できます。
今回は、社会福祉法人が利用するクラウド会計とデジタル化することの有効性について解説しました。
一昔前までマンパワーだけが頼りだった会計業務ですが、現在ではパソコンの普及とインターネット事業におけるアプリケーションソフトの開発が盛んに行われています。
そのため、社会福祉法人でも導入が進められていますが、導入にはコストもかかるので導入できていない法人もあります。
また、社会福祉法人は一般企業の会計業務とは異なる点が多く、専門知識がなければ対応が困難です。
会計業務をどのように行えば良いのか困っている方は、会計を専門にしている公認会計士に相談することをおすすめします。